Dropp endeløse møter og diskusjoner – få raske resultater med en workshop!
Dropp endeløse møter og diskusjoner – få raske resultater med en workshop!
Publisert: 07. januar 2021
Står du overfor en utfordring som må løses? En prosess som skal iverksettes? Opplever du at det er en stemme som alltid overdøver de andre? Da er det på tide med en workshop.
Ikke overlat resultatet til tilfeldighetene
Når avgjørelser skal landes og retninger pekes ut er det viktig at valgene forankres hos teamet ditt slik at alle jobber effektivt mot samme mål. Den tradisjonelle, autoritære tilnærmingen er at ledelsen bestemmer seg for hva som skal gjøres og deretter ber medarbeiderne om å iverksette. Eller kanskje man velger en mer demokratisk tilnærming hvor alle skal få si sitt, og man derfor diskuterer seg fram til en endelig avgjørelse.
Felles for disse tilnærmingene er at man lar egoene slippe til i stedet for å få alle mulighetene på bordet, for så å treffe en veloverveid beslutning. I det første tilfellet baserer ledelsen seg på hva de tror er lurt å gjøre; de følger kanskje magefølelsen, de etterligner konkurrentene, eller de gjør som de alltid har gjort fordi det har gitt ok resultater før. I det andre tilfellet lar man de høyeste røstene og sterkeste personlighetene i rommet avgjøre, eller man lander på et kompromiss. Med slike, litt tilfeldige tilnærminger overlater man også resultatet til tilfeldighetene.
Spar tid og ressurser
Begge de tradisjonelle tilnærmingene er tidkrevende: Med den autoritære varianten må ledelsen bruke tid på å gi de ansatte innsikt i utfordringen som skal løses, og ikke minst sørge for at de får en god forståelse av hva de skal gjøre for å løse den og hvorfor. De ansatte kan oppfatte det som blir sagt ulikt, og noen vil kanskje være uenige i ledelsens strategi og derfor gjøre jobben halvhjertet.
Med den demokratiske tilnærmingen risikerer man å bruke masse tid og ressurser på møter og diskusjoner som til slutt resulterer i at den som har mest makt, høyest status eller kraftigst stemme får gjennomslag for sine idèer. Her vil det kanskje være enda større fare for at man sitter igjen med noen sårede egoer som ikke gir jernet videre i prosessen fordi det ikke var deres idèer som vant fram. Eller man lander på et kompromiss for å unngå nettopp dette, men opplever da at den videre prosessen mangler en tydelig retning og at resultatene blir deretter.
Med en workshop kommer man ofte lengre på en dag enn man ellers ville ha gjort på flere uker eller kanskje måneder. Derfor vil det være en lønnsom investering når din bedrift skal finne den beste tilnærmingen til en utfordring og i tillegg samkjøre teamet som skal jobbe med å løse den. Ved at man sammen tar avgjørelser og blir enige om hva som skal prioriteres får man på kort tid både forankret en felles visjon og tydeliggjort målet man skal jobbe mot. Denne innsikten, forståelsen og samstemtheten er avgjørende for at teamet ditt skal levere gode resultater i den videre prosessen.
Derfor skal du ikke lede workshopen selv
I en vel gjennomført workshop kommer alle til orde, avgjørelser fattes demokratisk men med en beslutningstaker som har siste ordet. Det er avgjørende for en vellykket prosess at beslutningstakeren ikke leder workshopen. Så hvis du leder bedriften eller teamet som skal delta bør du outsource denne rollen til noen andre. Det aller beste er å bruke en nøytral fasilitator som veileder under oppgavene, styrer tiden og raskt parkerer diskusjoner som ikke fører noe sted.
I tillegg til fasilitator og beslutningstaker er det viktig å ha med deltakere som sitter på den riktige kompetansen. Det kan for eksempel være noen som har et ansvarsområde som blir berørt av det man tar tak i, som er i direkte kontakt med bedriftens kunder eller brukere, eller noen som har annen faglig relevant kompetanse.
Mistenker du at en eller flere medarbeidere i bedriften er motvillige til prosessen som skal iverksettes er det dessuten viktig at du får med vedkommende, eller en som representerer den motvillige gruppen dersom de er flere, i workshopen. Da sikrer du at innvendingene deres kommer til orde slik at de opplever å bli tatt på alvor. Samtidig får du en god anledning til å parkere innvendingene dersom de er grunnløse, eller finne løsninger på utfordringene dersom det er hold i disse.
En workshop for hvert behov
Bare så det er sagt: Selv om en workshop er et slags arbeidsmøte så er ikke alle arbeidsmøter en workshop. Og for at en workshop skal bli vellykket må den tilpasses utfordringen man skal ta tak i. Det finnes en rekke ulike arbeidsmåter og oppgaver man kan benytte i en workshop, men det er ikke tilfeldig hvilke som bør benyttes når.
Har du en idé til et nytt konsept som du ønsker å teste vil en design sprint være ypperlig. En design sprint er en workshop som går over flere dager hvor du sitter igjen med en ferdig prototype etter at sprinten er ferdig. Deretter brukertestes prototypen opp mot målgruppen du har siktet deg inn på. Tilbakemeldingene du får fra potensielle brukere gir deg verdifull innsikt i om markedet er klart for ditt konsept, eller om det er noe vesentlig som bør endres før du jobber videre med å realisere din idé.
Ønsker du å kickstarte et prosjekt med å se på hvilke arbeidsområder som skal prioriteres, og delegere ansvar til teammedlemmene kan miniworkshopen Lightening Decision Jam fungere som et utmerket alternativ til det tradisjonelle oppstartsmøtet.
Er det en ny markedsstrategi som skal utarbeides kan det være hensiktsmessig å begynne med en workshop som tar for seg kundereisen.
Skal du ha ny nettside vil det være hensiktsmessig å starte prosessen med en kjernemodell-workshop for å bygge en nettside som ikke bare tilfredsstiller dine behov, men som også kundene dine vil elske. En viktig del av denne workshopen vil være å bli bedre kjent med drømmekunden din.
Nettsiden er for øvrig hjertet i markedsføringen din og derfor bør du også få jobbet fram noen gode budskap som snakker rett til drømmekunden og som fungerer godt både på nettsiden og i andre markedsføringskanaler. Kanskje er det også på tide med en ny visuell identitet? Det finnes en workshop for det aller meste.